Microsoft Office 点滴经验

陆续记录一些琐碎却关键的MS Office经验,持续更新。


Word

  1. 不要开着修订模式改表格格式!

    从大学论文到工作报告、从2007版到2016版,被匪夷所思的bug被坑过n回。比如所有表格突然多出一堆框线且无法撤销,只能一个一个手动修正。

Excel

  1. 如果使用Arial字体,请用9磅字号

    为什么不是10磅?因为10磅正常与加粗的行高不同(12.8 vs 13.2),在自动行高下会导致行高不整齐。
    当然,2007版以上默认的Calibri任何字号都没该问题,然而Calibri偏小且空间利用率较低。

  2. 打开外部链接文件以加快计算

    如果有上万个单元格都包含类似于 vlookup()index() 公式链接到关闭着的外部文件,你会发现每当有任何修改,Excel就会不断地重新计算。这种情况一般打开链接的文件就能解决:数据→外部链接→打开源文件。

  3. 尽量少用删除键删除内容

    当按下删除键时,删除的只是单元格内容,单元格格式并没有被清除。有时你会发现一个没多少内容的文件却有几兆大小,可能就是因为包含了许多含有格式的单元格。 删除大量内容时,建议直接删除整行/整列,或者使用开始→清除提供的几个选项。 其他一些文件过大的原因和解决方法可以参考这篇文章(英文)。

PowerPoint

  1. 如果你希望往PPT里塞入大量内容,请谨慎使用原生功能

    PPT的设计理念是为了简明扼要地列出要点(例如基本版式、列表项、SmartArt等),详细信息应由演讲人叙述或者写在讲义里。如果你制作PPT的目的是为了打印成报告而非放映幻灯片,最好还是手动拖文本框或图形。

Outlook

  1. Office 2013以上版本如果启动缓慢,可以先断网再启动

    新版本Outlook启动时会尝试连接服务器读取配置,如果与服务器的网络连接较差会导致卡在启动界面,甚至10分钟仍未进入主界面。如果没有网络连接则会跳过该步骤直接进入主界面,节省些时间多写封邮件。

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